Ablauf der Kooperation 

Damit Sie wissen, was Sie als Kooperationspartner im Laufe der Vorbereitung erwartet, finden Sie hier unseren geplanten Ablauf:

1. Kennenlernen und Erstgespräch

Zu Beginn steht die persönliche Kontaktaufnahme. In diesem Schritt besprechen wir, wie eine Zusammenarbeit aussehen kann, welche Ziele Sie verfolgen und welche Art der Präsenz für Ihr Unternehmen passend ist.

2. Abstimmung der Partnerschaft

Im Anschluss definieren wir gemeinsam das Kooperationsmodell und die Inhalte der Kooperation. Dabei geht es zum Beispiel um Logoeinbindung, Printpräsenz, Social Media Nennungen, Werbematerialien, Inhalte für Bildschirme am Abend sowie mögliche Einladungen oder persönliche Präsenz beim Ball.

3. Integration in Print- und Werbemittel

Im weiteren Verlauf entstehen verschiedene Materialien, in die Kooperationspartner eingebunden werden können. Dazu zählen unter anderem:

• Ballprospekte
• Ballführer
• Plakate
• Partnerprospekte

Alle Werbematerialien werden wir Ihnen frühzeitig zukommen lassen.

4. Frühzeitige Sichtbarkeit in Social Media und öffentlicher Präsenz

Bereits in der Vorphase des Balls werden Kooperationspartner in unsere Kommunikation eingebunden.

• Pressetexte rund um den Vorverkauf und die Veranstaltung
• über die Ballhomepage
• über die Kooperationspartnerseite

Ein wichtiger Bestandteil unserer Zusammenarbeit sind die begleitenden Social Media Kampagnen. Diese laufen in mehreren Phasen:

• Kampagne A: Fokus auf Early Bird und Ticketbuchung
• Kampagne B: Fokus auf die Frage „Wie wird der Ball?“ mit Einblicken in Atmosphäre, Vorfreude und Highlights
• Kampagne C: Fokus auf Kooperationspartner und begleitende Sichtbarkeit
• Kampagne D: Fokus auf die Nachberichterstattung „So war der Ball“

So entsteht für Kooperationspartner eine Präsenz, die nicht punktuell, sondern über Monate hinweg aufgebaut wird.

5. Präsenz am Ballabend

Vor dem Ball stimmen wir alle finalen Inhalte ab, die am Abend sichtbar werden sollen. Am Veranstaltungstag selbst steht die hochwertige Sichtbarkeit im Mittelpunkt. Kooperationspartner können je nach Vereinbarung unter anderem in folgenden Bereichen präsent sein:

• beim VIP-Empfang
• Einbindung in Begrüßungs- oder Partnerkommunikation
• Fotos, Image-Videos sowie Logos über Bildschirme und Leinwände
• Nennung oder Sichtbarkeit in ausgewählten Programmpunkten
• auf gemeinsamen Fotos mit weiteren Partnern oder Ehrengästen

Der Ballabend bietet dabei nicht nur Reichweite, sondern auch ein starkes emotionales Umfeld, in dem Marken positiv wahrgenommen werden.

6. Nachbereitung und After-Ball-Paket

Auch nach dem Ball endet die Kooperation nicht sofort. Im Nachgang bereiten wir Material auf, das Kooperationspartner für ihre eigene Kommunikation nutzen können. Dazu können gehören:

• Social Media Postings
• ausgewählte Ballfotos
• Stimmungsbilder vom Abend
• ein kurzes Werbe- oder Rückblickvideo
• Nachberichterstattung in Presse und Social Media

So bleibt die Partnerschaft auch über den Veranstaltungsabend hinaus sichtbar.